Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung mit Mietern

Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung vom Vermieter mit dem Mieter

Die Nebenkostenabrechnung ist ein fester Bestandteil des Mietverhältnisses und sorgt oft für Diskussionen zwischen Vermieter und Mieter. Sie umfasst die Betriebskosten, welche während des Mietzeitraums anfallen und gibt Auskunft über die Verteilung bzw. Umlagefähigkeit auf die Mieter. Die jährliche Abrechnung stellt für den Mieter oft eine Überraschung dar. Diese kann positiv bei einem Guthaben (Erstattung) und negativ bei einer Nachzahlung sein. Doch was genau ist eine Nebenkostenabrechnung für den Mieter? Welche Kosten darf man umlegen und welche nicht? Was muss in der Nebenkostenabrechnung stehen? Welche Fristen gibt es? Was bedeutet eine Nachzahlung oder ein Guthaben? Gibt es häufige Fehler und wie kann man die Abrechnung überprüfen? Welche Sonderfälle sind bekannt? Welche Rechten und Pflichten hat die Mieterseite und welche die Vermieterseite? All diese Fragen werden wir in diesem Artikel klären.

Definition

Die Nebenkostenabrechnung ist ein Dokument, welches der Vermieter seinem Mieter regelmäßig (normalerweise einmal pro Jahr) vorlegt, damit die angefallenen Betriebskosten einer Immobilie abgerechnet werden können. Diese dient zur transparenten Darstellung und Verteilung der Nebenkosten (auch Betriebskosten genannt) auf die Mieter, welche im Mietvertrag vereinbart sind. Diese Kosten werden in den meisten Fällen als monatliche Vorauszahlung vom Mieter geleistet. In der Nebenkostenabrechnung wird geprüft, ob die Vorauszahlungen die tatsächlichen Betriebskosten abdecken. Wenn sich ein Überschuss ergibt, bekommt der Mieter ein Guthaben. Falls der Betrag allerdings zu niedrig ist, muss der Mieter eine Nachzahlung leisten. Für die Mieter ist die Betriebskostenabrechnung ein wichtiges Hilfsmittel, um die Kosten nachvollziehen zu können und sicherzustellen, dass die Berechnung korrekt ist. Nach § 556 BGB muss die Abrechnung verständlich und übersichtlich sein, damit der Mieter die angesetzten Posten überprüfen kann. 

Umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten

In einer Nebenkostenabrechnung unterscheidet man zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Diese Unterscheidung ist entscheidend, da nur umlagefähige Kosten auf die Mieter übertragen werden dürfen. Das vom Wohnungseigentümer an die Hausverwaltung zu zahlende Hausgeld enthält beide Kostenbestandteile. Die nicht umlagefähigen Kosten sind für die Wartung, Pflege, Reparatur und evtl. Modernisierung / Sanierung des Mehrfamilienhauses und betreffen nur den Vermieter.

Umlagefähige Kosten:

Umlagefähige Kosten (auch Betriebskosten genannt) sind Ausgaben, welche dem Vermieter durch den Betrieb und die Bewirtschaftung der Immobilie entstehen und die gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu gehören unter anderem:

1. Heiz- und Warmwasserkosten: Kosten für Brennstoffe, Heizungswartung oder den Betrieb der Heizungsanlage.
2. Wasserversorgung und Abwasser: Gebühren für Frischwasser und die Entsorgung von Abwasser.
3. Müllbeseitigung: Kosten für Müllabfuhr und Bereitstellung von Abfallcontainern.
4. Hausmeisterdienste: Tätigkeiten wie Reinigung und kleine Reparaturen (nicht Verwaltungstätigkeiten).
5. Reinigungskosten: Für Treppenhausreinigung, Außenflächen oder Fenstern.
6. Gartenpflege: Pflege von Grünanlagen, z. B. Rasenmähen, Baumschnitt.
7. Beleuchtung: Stromkosten für Gemeinschaftsbereiche wie Flure, Keller oder Außenbeleuchtung.
8. Schornsteinfeger: Gebühren für gesetzlich vorgeschriebene Arbeiten.
9. Versicherungen: Gebäudehaftpflicht- und Feuerversicherung (nicht private Versicherungen des Vermieters).
10. Grundsteuer: Die vom Vermieter gezahlte Grundsteuer kann ebenfalls umgelegt werden.

Nicht umlagefähige Kosten:

Nicht umlagefähige Kosten sind jene Ausgaben, welche der Vermieter nicht auf die Mieter übertragen darf. Dazu zählen insbesondere:

1. Verwaltungskosten: Gebühren für die Immobilienverwaltung, Büromaterial oder Porto.
2. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Reparaturen, Renovierungen oder Sanierungen.
3. Rücklagenbildung: Rückstellungen, die der Vermieter für künftige Investitionen anlegt.
4. Kosten für Vermietungsbemühungen: Anzeigen, Maklergebühren oder ähnliches.
5. Privatversicherungen des Vermieters: Etwa Rechtsschutz- oder Ausfallversicherungen.

Inhalt der Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Inhalte und Angaben enthalten, um rechtlich korrekt und nachvollziehbar zu sein. Die wichtigsten Bestandteile sind:

1. Abrechnungszeitraum:

Der Zeitraum für den die Abrechnung gilt (meist ein Jahr) muss in der Betriebskostenabrechnung angegeben werden, da diese immer nur für einen abgeschlossenen Zeitraum erstellt werden darf.

2. Gesamtkosten der Nebenkostenarten:

Die gesamten im Abrechnungszeitraum angefallenen Betriebskosten müssen aufgeführt werden, wie die Heizkosten, die Wasserkosten, die Müllentsorgungskosten, etc.

3. Verteilerschlüssel:

Die Abrechnung muss den Schlüssel angeben, nach welchem die Kosten auf die Mieter verteilt werden. Die häufigsten Verteilerschlüssel sind:

• Wohnfläche (Kosten werden nach Quadratmetern verteilt)
• Personenzahl (Kosten werden nach Anzahl der Bewohner verteilt)
• Verbrauchsabhängig (z. B. Heiz- und Wasserkosten)

4. Anteil des Mieters:

Aus den Gesamtkosten und dem Verteilerschlüssel muss klar hervorgehen, welcher Anteil auf den Mieter anfällt.

5. Bereits geleistete Vorauszahlungen:

Es müssen die vom Mieter im Abrechnungszeitraum bereits geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt werden.

6. Ergebnis der Abrechnung:

Die Differenz aus den umlagefähigen Betriebskosten und den Vorauszahlungen ergibt sich ein Guthaben oder eine Nachzahlung.

• Guthaben:  Wenn der Mieter mehr Vorauszahlungen gezahlt hat als tatsächlich angefallen ist, bekommt dieser ein Guthaben.
• Nachzahlung: Falls die Vorauszahlungen die Kosten nicht decken, muss der Mieter die Differenz nachzahlen.

7. Belege und Nachweise:

Ein Mieter hat das Recht auf Einsicht in die Belege der Abrechnung, damit er die aufgeführten Kosten überprüfen kann.

8. Frist zur Abrechnung:

Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Eine verspätete Abrechnung kann dazu führen, dass der Mieter keine Nachzahlung mehr leisten muss (außer der Vermieter kann nachweisen, dass er nicht an der Verzögerung schuld ist).

Fristen bei der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung unterliegt klaren Fristen, welche sowohl für den Mieter als auch für den Vermieter von Bedeutung sind. Diese Fristen regeln die Erstellung der Abrechnung, die Zeit in der Mieter Einsprüche einlegen können und wann die Forderungen verjähren.

Frist für die Erstellung der Abrechnung (gilt für den Vermieter):

Der Vermieter ist verpflichtet die Betriebskostenabrechnung spätestens nach 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorzulegen. Wenn der Vermieter diese Frist verpasst, kann dieser keine Nachzahlungen mehr fordern. Die einzige Ausnahme besteht, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass die Verzögerung nicht in seiner Verantwortung liegt (z. B. verspätete Abrechnungen von Versorgern).

Achtung: 

Wenn die Abrechnung ein Guthaben ergibt, kann der Mieter trotz Verspätung dieses Guthaben fordern!

Beispiel:

Wenn der Abrechnungszeitraum am 01.01.2023 beginnt und zum 31.12.2023 endet, muss die Abrechnung bis spätestens 31.12.2024 beim Mieter eingegangen sein.

Frist für Einsprüche (gilt für den Mieter):

Der Mieter hat nach Erhalt der Abrechnung eine Frist von 12 Monaten, um einen Einspruch geltend zu machen. Diese Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung. Auch nach Ablauf der Frist können Mieter einen Fehler beanstanden, welcher auf einen offensichtlichen Rechenfehler oder auf nicht umlagefähige Kosten zurückführt. 

Beispiel:

Der Mieter erhält seine Nebenkostenabrechnung zum 20.11.2024. Also kann er bis zum 20.11.2025 seine Einsprüche geltend machen.

Verjährung von Forderungen:

Sowohl Nachforderungen des Vermieters als auch Rückerstattungsansprüche des Mieters unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung fällig wurde oder der Anspruch entstanden ist.

Beispiel:

Die Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung aus dem Jahr 2023, welche im Jahr 2024 erstellt wurde, verjährt am 31.12.2027.

Frist für Vorauszahlungen:

Mieter können zu viel geleistete Vorauszahlungen zurückfordern, wenn der Vermieter die Abrechnung nicht rechtzeitig vorlegt. Dazu gibt es jedoch keine feste gesetzliche Frist. Hier gilt, dass der Mieter den Vermieter schriftlich zur Abrechnung auffordern kann.

Wichtige Hinweise:

• Pünktlichkeit: Der Vermieter sollte darauf achten, dass die Abrechnungsfrist eingehalten wird. Sonst verliert dieser möglicherweise finanzielle Ansprüche.
• Einspruchsrechte: Der Mieter sollte die Abrechnung zeitnah prüfen, damit Fehler oder unrechtmäßige Kosten rechtzeitig zu beanstanden sind.
• Schriftform: Einsprüche sollten aus Beweisgründen immer schriftlich erfolgen.

Nachzahlung und Guthaben bei einer Nebenkostenabrechnung

Das Ergebnis der Betriebskostenabrechnung zeigt, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder ein Guthaben hat. Diese Differenz ergibt sich aus den bereits gezahlten Vorauszahlungen der Mieters und den tatsächlich umlagefähigen Betriebskosten.

Nachzahlung:

Eine Nachzahlung liegt vor, wenn die im Abrechnungszeitraum angefallenen Nebenkosten die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen übersteigen. 

Ursachen für Nachzahlungen:

• Steigende Betriebskosten: Das bedeutet, dass die Energiepreise, Müllgebühren oder Versicherungsprämien erhöht werden.
• Falsche Einschätzung der Vorauszahlungen: Dabei werden die monatlichen Vorauszahlungen zu niedrig angesetzt.
• Unvorhersehbare Zusatzkosten: Das passiert, wenn erhöhte Wartungskosten entstehen, welche umgelegt werden dürfen.

Zahlungsfrist:

Nach Erhalt der Abrechnung muss der Mieter die Nachzahlung innerhalb einer angemessenen Frist begleichen. Normalerweise beträgt diese 30 Tage, sofern im Mietvertrag oder der Abrechnung keine Frist genannt ist. 

Guthaben:

Falls die tatsächlichen Betriebskosten geringer ausfallen als die vorausgezahlten Beträge, entsteht ein Guthaben.

Mögliche Ursachen für ein Guthaben:

• Sinkende Betriebskosten: Dabei verbraucht der Mieter weniger Energie oder bewirtschaftet die Wohnung effizienter.
• Überhöhte Vorauszahlungen: Das bedeutet, dass der Vermieter die monatlichen Beträge zu hoch angesetzt hat.

Erstattungspflicht des Vermieters:

Der Vermieter ist dazu verpflichtet das Guthaben unverzüglich nach Erstellung der Abrechnung an den Mieter auszuzahlen. Gesetzlich gibt es keine Frist, aber die Rückzahlung sollte innerhalb von 30 Tagen erfolgen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung mit Mietern können verschiedene Fehler auftreten, die rechtliche Konsequenzen haben können. Hier sind einige der häufigsten Fehler:

• Fehlerhafte Berechnung der Kosten: Einer der häufigsten Fehler ist die falsche Berechnung der Nebenkosten. Dies kann zum Beispiel durch falsche Verteilungsschlüssel oder ungenaue Berechnungen der verbrauchsabhängigen Kosten (z. B. Heizkosten) passieren. 
• Unvollständige oder fehlende Abrechnungen: Es dürfen nicht nur die Gesamtkosten, sondern auch eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Posten oder angegeben werden. Fehlen bestimmte Posten oder sind diese unklar, kann die Abrechnung beanstandet werden.
• Unzulässige Kosten: Manche Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Dazu gehören unter anderem Kosten für die Verwaltung des Hauses oder Instandhaltungsmaßnahmen. Die Abrechnung ist unzulässig, wenn solche Kosten fälschlicherweise angesetzt werden.
• Verkehrte Verteilung der Kosten: Die Kosten müssen gemäß den Vereinbarungen im Mietvertrag verteilt werden. Ein häufiger Fehler hierbei ist, dass der Verbrauch von Mieteinheiten unterschiedlich verteilt wird (z. B. nach Quadratmetern statt nach Verbrauch). 
• Verjährung: Eine Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen. Wird diese Frist versäumt, dann ist die Abrechnung für den Mieter nicht geltend zu machen. 
• Unzureichende oder falsche Ablesewerte: Es müssen bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten (z. B. Heizkosten) korrekte Ablesewerte verwendet werden. Fehler bei der Erfassung oder Angabe der Werte führen zu einer fehlerhaften Abrechnung.
• Fehlende oder falsche Heizkostenverordnung (HKVO): Die Heizkosten müssen gemäß der Heizkostenverordnung abgerechnet werden. Ein Fehler der Anwendung der Vorgaben dieser Verordnung (z. B.  bei der Aufteilung der Heizkosten) führt zu einer fehlerhaften Abrechnung.
• Nicht ordnungsgemäße Übergabe von Unterlagen: Der Mieter hat das Recht auf Einsicht in die Belege, auf deren Grundlage die Nebenkosten abgerechnet wurden. Wenn diese Unterlagen nicht zur Verfügung gestellt werden oder die Einsicht nicht ausreichend gewährleistet wird, dann kann die Abrechnung beanstandet werden.

Prüfung einer Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung kann fehlerhaft oder unvollständig sein. Deswegen ist es wichtig, dass diese genau geprüft wird bevor sie abgeschickt wird oder eine Nachzahlung / ein Guthaben geleistet wird.

Formale Anforderungen:

• Abrechnungszeitraum: Es sollte geprüft werden, ob der Abrechnungszeitraum korrekt angegeben wurde (maximal 12 Monate).
• Zugang der Abrechnung: Zudem sollte man sich die Frage stellen, ob die Abrechnung rechtzeitig zugestellt wird ( innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums).
• Vollständigkeit: Es sollte sichergestellt werden, dass alle relevanten Betriebskostenarten aufgeführt wurden.

Inhaltliche Prüfung: 

Umlagefähige Kosten:

• Sind alle Kostenarten umlegbar?: Da Verwaltungskosten und Reparaturen nicht umgelegt werden dürfen, sollte man überprüfen, ob nur Betriebskosten gemäß §2 der Betriebskostenverordnung abgerechnet wurden.

Verteilerschlüssel:

• Wohnfläche: Dabei sollte kontrolliert werden, ob die angegebenen Quadratmeter mit den tatsächlichen übereinstimmen.
• Personenzahl: Außerdem muss die korrekte Bewohnerzahl berücksichtigt worden sein.
• Verbrauch: Der Zählerstand sollte nachgeprüft werden.

Vorauszahlungen:

• Wurden die geleisteten Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt?: Die Frage, ob die Summen mit den Mietzahlungen übereinstimmen, sollte geklärt werden.

Einzelne Posten prüfen:

• Energiekosten: Dabei sollte inspiziert werden, ob die Energiekosten plausibel sind und ob ein steigender Preis oder eine Verbrauchsspitze begründet wurde.
• Versicherungen: Hierbei sollte sichergestellt werden, ob nur umlagefähige Versicherungen, wie die Gebäudehaftpflichtversicherung, angesetzt wurden.

Einspruch erheben:

• Frist: Ein Einspruch muss innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung erfolgen.
• Schriftlich: Der Einspruch sollte schriftlich mit konkreten Begründungen vorgenommen werden.

Sonderfälle bei einer Nebenkostenabrechnung

Es gibt verschiedene Sonderfälle, welche bei der Nebenkostenabrechnung auftreten können und welche besondere Beachtung anfordern. Diese Situationen können zu Verwirrung oder Konflikten zwischen Mietern und Vermietern führen. Hier sind einige häufige Sonderfälle:

Änderungen der Betriebskosten während des Abrechnungszeitraums:

• Höhere Kosten im Laufe des Jahres: Eine erhebliche Änderung der Betriebskosten während des Abrechnungszeitraums (z. B. aufgrund steigender Energiepreise oder neuer Versorgungsverträge) muss in der Abrechnung berücksichtigt werden. In solchen Fällen ist eine Nachzahlung oder Anpassung der Vorauszahlungen erforderlich.
• Beispiel: Wenn die Heizkosten durch eine plötzliche Erhöhung des Gaspreises steigen, muss der Vermieter sicherstellen, dass die Vorauszahlungen rechtzeitig angepasst wurden. 

Zwischenzeitliche Mieterwechsel:

• Abrechnung bei Mieterwechsel: Es ist wichtig, dass die Betriebskosten korrekt aufgeteilt werden, wenn im Abrechnungszeitraum ein Mieterwechsel stattgefunden hat. Dabei musss der ehemalige Mieter für den Zeitraum bis zum Auszug die Nebenkosten zahlen und der neue Mieter für den Rest des Jahres.
• Prüfung der anteiligen Berechnung: Der Vermieter muss sicherstellen, dass der Abrechnungszeitraum ordnungsgemäß auf die beiden Mietparteien aufgeteilt wird und jeder Mieter nur für den Zeitraum der Nutzung der jeweiligen Wohnung die Nebenkosten trägt. 

Unklare Heizkostenabrechnung:

• Heizkostenverordnung: Bei Heizkosten, welche nach Verbrauch abgerechnet werden, müssen diese gemäß der Heizkostenverordnung (HeizKV) aufgeteilt werden. Die Heizkosten müssen zu 50-70% nach dem Verbrauch (z. B. Zählerstände) und der Rest nach der Wohnfläche aufgeteilt werden.
• Fehlende Ablesung: Wenn keine ordnungsgemäße Ablesung der Zählerstände zum Ende des Abrechnungszeitraums erfolgt, darf der Vermieter die Heizkosten nicht nach Verbrauch, sondern muss sie schätzungsweise nach der Wohnfläche berechnen.

Unwirksame oder fehlerhafte Vereinbarungen im Mietvertrag:

• Unzulässige Nebenkosten: Wenn im Mietvertrag Betriebskosten aufgelistet sind, welche nicht als umlagefähig anerkannt sind (z. B. Verwaltungskosten oder Reparaturen), sind diese Vereinbarungen unwirksam. Mieter können die nicht zulässigen Posten anfechten.
• Fehlende Vereinbarung zu Nebenkosten: Es dürfen keine Nebenkosten verlangt werden, wenn der Mietvertrag keine Regelungen zu Nebenkosten enthält ( außer es gibt eine gesetzliche Grundlage).

Vorauszahlungen und tatsächlicher Verbrauch:

• Schätzung der Vorauszahlungen: Bei Mietverhältnissen, die auf Schätzungen der Nebenkosten beruhen (z. B. wenn der Vermieter keine genaue Verbrauchsmessung durchführt), ist es möglich, dass die Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig sind. Eine regelmäßige Anpassung der Vorauszahlungen basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch ist ratsam, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden.
• Vorauszahlungen auf Basis eines Musters: Der Mieter kann eine Korrektur verlangen, wenn die Vorauszahlungen auf Basis von Mustern oder Schätzungen festgelegt wird. Um diese Korrektur zu verlangen, müssen die Vorauszahlungen erheblich vom tatsächlichen Verbrauch abweichen.

Betriebskosten bei unbewohnbaren Wohnungen:

• Unbewohnbarkeit der Wohnung: Wenn eine Wohnung m Abrechnungszeitraum unbewohnbar war (z. B. wegen Renovierungen oder Schäden), dann können die Nebenkosten anteilig gekürzt oder gar nicht berechnet werden. Dies muss jedoch nachweislich belegt werden.
• Beispiel: Wenn die Wohnung aufgrund eines Wasserschadens für mehrere Monate nicht bewohnbar war, könnte der Mieter die Nebenkosten für diesen Zeitraum anteilig zurückfordern.

Fehlerhafte Verteilung der Kosten:

• Falscher Verteilerschlüssel: Der Mieter kann eine Korrektur verlangen, falls der Verteilerschlüssel in der Abrechnung fehlerhaft angewendet wurde (z. B. durch eine falsche Angabe der Wohnfläche oder der Anzahl der Personen).
• Beispiel: Ein Mieter in einer größeren Wohnung könnte zu viel zahlen, wenn die Wohnfläche fehlerhaft angegeben wurde.

Vereinbarte Pauschalen für Nebenkosten:

• Nebenkostenpauschale: In einigen Mietverhältnissen wird eine Nebenkostenpauschale statt einer detaillierten Abrechnung verlangt. In diesem Fall hat der Mieter keine jährliche Nebenkostenabrechnung zu erwarten, da die Nebenkosten in einer festen Pauschale abgegolten sind.
• Überprüfung der Pauschale: Bei überdurchschnittlich hohen Nebenkosten sollte der Mieter prüfen, ob die Pauschale angemessen ist und ob eine jährliche Abrechnung oder Anpassung der Pauschale erforderlich ist.

Mieterhöhung wegen gestiegener Betriebskosten:

• Anpassung der Vorauszahlungen: Bei stark steigenden Betriebskosten kann der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen. Dies muss jedoch in einem formellen Mieterhöhungsschreiben erfolgen.
• Höchstgrenze für Mieterhöhungen: Die Erhöhung muss den gesetzlichen Regelungen für Mieterhöhungen folgen und darf nicht willkürlich erfolgen.

Rechte und Pflichten des Mieters und des Vermieter im Bezug auf die Nebenkostenabrechnung

Rechte des Mieters bei der Nebenkostenabrechnung:

Recht auf eine korrekte und fristgerechte Abrechnung:

• Frist: Der Mieter hat das Recht auf eine Nebenkostenabrechnung, welche spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt wird. 
• Korrektheit: Die Abrechnung muss korrekt und transparent sein. Der Mieter hat das Recht, dass nur umlagefähige Kosten auf ihn umgelegt werden und dass der Verteilerschlüssel ordnungsgemäß angewendet wird.

Recht auf Einsicht in die Belege:

• Der Mieter hat das Recht, Einsicht in die Originalbelege der Nebenkostenabrechnung zu nehmen, um die einzelnen Posten nachzuprüfen. Dies umfasst u. a. Rechnungen von Versorgern und Dienstleistern, Mietverträge oder Grundsteuerbescheide.

Recht auf Widerspruch und Einspruch:

• Wenn der Mieter Fehler in der Abrechnung feststellt oder die Abrechnung unklar ist, hat er das Recht, Einspruch zu erheben. Der Widerspruch muss innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung erfolgen.
• Mögliche Fehler sind z. B. falsche Verteilerschlüssel, doppelte Abrechnungen oder unzulässige Posten.

Recht auf Rückzahlung von Guthaben:

• Hat der Mieter ein Guthaben durch zu hohe Vorauszahlungen, ist der Vermieter verpflichtet, dieses innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel innerhalb von 30 Tagen) zu erstatten.

Recht auf Anpassung der Vorauszahlungen:

• Der Mieter hat das Recht die Vorauszahlungen anpassen zu lassen, wenn dich die Betriebskosten erheblich verändern. Hierfür muss eine schriftliche Mitteilung des Vermieters vorliegen, welche die Anpassung der Vorauszahlungen begründet.

Pflichten des Mieters bei der Nebenkostenabrechnung:

Pflicht zur Zahlung der Nebenkosten:

• Der Mieter ist verpflichtet, die Nebenkosten zu zahlen, die im Rahmen des Mietvertrages und der Nebenkostenabrechnung festgelegt sind. Er muss die Kosten begleichen, welche nach dem Verteilerschlüssel auf ihn entfallen.

Pflicht zur Überprüfung der Abrechnung:

• Der Mieter hat die Pflicht, die Abrechnung zu überprüfen. Fehlerhafte oder unklare Abrechnungen müssen innerhalb der gesetzlich festgelegten Frist von 12 Monaten beanstandet werden. Andernfalls gilt die Abrechnung als akzeptiert.

Pflicht zur Information über Änderungen:

• Bei Änderungen des Verbrauchs (z. B. wenn sich die Anzahl der Bewohner ändert oder eine Wohnung länger unbewohnt ist) muss der Mieter den Vermieter darüber informieren. Diese Änderungen können Auswirkungen auf die Nebenkostenabrechnung haben.

Rechte des Vermieters bei der Nebenkostenabrechnung:

Recht auf Vorauszahlungen:

• Der Vermieter hat das Recht, monatliche Vorauszahlungen für die Nebenkosten von den Mietern zu verlangen. Diese müssen jedoch im Mietvertrag festgelegt werden.

Recht auf Abrechnung der Nebenkosten:

• Der Vermieter hat das Recht, die Nebenkosten jährlich abzurechnen und die tatsächlichen Kosten der Mieter zu berechnen. Diese Abrechnung muss innerhalb der gesetzlich festgelegten Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.

Recht auf Nachzahlung bei der niedrigen Vorauszahlungen:

• Bei nicht ausreichender Vorauszahlungen des Mieters, also wenn die Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten nicht decken, darf der Vermieter eine Nachzahlung vom Mieter verlangen.

Recht auf Anpassung der Vorauszahlungen:

• Wenn die tatsächlichen Nebenkosten stark steigen (z. B. durch höhere Energiepreise), kann der Vermieter die Vorauszahlungen anpassen, um künftig höhere Kosten abzudecken. Hierfür muss der Vermieter den Mieter informieren.

Pflichten des Vermieters bei der Nebenkostenabrechnung: 

Pflicht zur fristgerechten Abrechnung:

• Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und dem Mieter zukommen lassen. Wenn die Abrechnung verspätet eintrifft, darf er keine Nachzahlungen mehr verlangen.

Pflicht zur Korrektheit der Abrechnung:

• Die Betriebskostenabrechnung muss transparent und korrekt sein. Der Vermieter hat die Pflicht sicherzustellen, dass nur umlagefähige Kosten berücksichtigt werden und der richtige Verteilerschlüssel angewendet wird.

Pflicht zur Belegvorlage:

• Der Vermieter muss dem Mieter auf Anfrage die Belege zur Abrechnung zur Einsichtnahme zur Verfügung stellen. Dies umfasst unter anderem Rechnungen, Verträge oder Bescheide, die die Berechnungen der Nebenkosten belegen.

Pflicht zur Rückzahlung von Guthaben:

• Der Vermieter ist verpflichtet das Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung an den Mieter zurückzuzahlen. Dies muss in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Abrechnung erfolgen.

Musterformular

Wir haben für Sie ein Musterformular einer Nebenkostenabrechnung erstellt: HIER KLICKEN

 

Vermieter Anschrift:

Name des Vermieters

Adresse des Vermieters

Telefonnummer/E-Mail des Vermieters

 

Mieter Anschrift:

Name des Mieters

Adresse des Mietobjekts

Datum

Nebenkostenabrechnung vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ

Sehr geehrte Frau …/Sehr geehrter Herr…,

gemäß § 556 Abs. 3 BGB ist über die mietvertragsgemäß von Ihnen geleisteten Abschlagszahlungen auf die Betriebskosten jährlich abzurechnen.

Für Ihre Wohnung entfallen für den Zeitraum vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ folgende Betriebskosten:

Allgemeine Angaben zum Objekt:

Gesamtwohnfläche des Objekts: XXX,XX m²

Wohnfläche Ihrer Wohnung: XXX,XX m²

Gesamtanzahl der Wohnungen: XX Stück

Position	Gesamtkosten (€)	Umlageschlüssel	Kosten für den Mieter (€)
Grundsteuer	XXX,XX	z. B. nach Wohnfläche	XXX,XX
Gartenpflege	XXX,XX	z. B. nach Wohnfläche	XXX,XX
Wasser	XXX,XX	z. B. nach Verbrauch	XXX,XX
Aufzug	XXX,XX	z. B. nach Wohnfläche	XXX,XX
Müllabfuhr	XXX,XX	z. B. nach Wohnfläche	XXX,XX
Versicherungen	XXX,XX	z. B. nach Wohnfläche	XXX,XX
Hausmeister	XXX,XX	z.B. nach Wohneinheiten	XXX,XX
Allgemeinbeleuchtung	XXX,XX	z. B. nach Wohnfläche	XXX,XX

Zwischensumme	XXX,XX €
Hiervon entfällt auf den Abrechnungszeitraum ein Anteil von X Monaten /12 Monaten	XXX,XX €
Summe der Nebenkosten Ihrer Mieträume	XXX,XX €
Hierauf haben Sie Vorauszahlungen in Höhe von … geleistet.	XXX,XX €
Es errechnet sich ein Guthaben/eine Nachzahlung in Höhe von	XXX,XX €

Das Guthaben wird Ihnen erstattet. / Die Nachzahlung bitte ich bei der nächsten Mietzahlung zusätzlich zu entrichten.

Die Abrechnungsbelege können nach Terminvereinbarung eingesehen werden.

Mit freundlichen Grüßen

 

Unterschrift des Vermieters

FAQ - Häufig gestellte Fragen:

Was sind Nebenkosten?

Nebenkosten sind die Betriebskosten, die zusätzlich zur Grundmiete von Mietern getragen werden. Sie umfassen Kosten wie Heizung, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Hausmeisterdienste, Versicherung und viele andere, die im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung des Gebäudes entstehen.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Umlagefähig sind alle Kosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet sind, wie z. B. Heizkosten, Wasser- und Abwasserkosten, Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäudeversicherung und Kosten für den Hausmeister. Verwaltungskosten und Reparaturen sind jedoch nicht umlagefähig.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, kann der Mieter nicht mehr zur Zahlung einer Nachforderung verpflichtet werden. Es entsteht jedoch kein Anspruch auf Rückzahlung von Vorauszahlungen.

Wie prüft man, ob meine Nebenkostenabrechnung korrekt ist?

Man sollte den Abrechnungszeitraum, den Verteilerschlüssel, die einzelnen Posten, die Vorauszahlungen und die Belegeinsicht.

Was kann ein Mieter machen, wenn er mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden bin?

Der Mieter hat das Recht, Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung zu erheben, wenn er Fehler feststellen. Der Einspruch muss innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung erfolgen. Er sollte sich schriftlich an den Vermieter wenden und die fehlerhaften Posten benennen. 

Muss ein Mieter Nachzahlungen leisten?

Ja, wenn die tatsächlichen Nebenkosten höher sind als die Vorauszahlungen, welche der Mieter im Laufe des Jahres geleistet hat, ist er verpflichtet, die Nachzahlung zu begleichen. Die Zahlung muss in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung erfolgen.

Wann bekommt der Mieter ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung zurück?

Wenn die Vorauszahlungen höher waren als die tatsächlichen Nebenkosten, hat der Mieter einen Anspruch auf ein Guthaben. Der Vermieter ist verpflichtet, dieses innerhalb von 30 Tagen nach der Abrechnung zu erstatten.

Was passiert bei einem Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum?

Wenn im Abrechnungszeitraum ein Mieterwechsel stattgefunden hat, wird die Nebenkostenabrechnung anteilig für jeden Mieter erstellt. Der alte Mieter zahlt für den Zeitraum bis zum Auszug, der neue Mieter für den Zeitraum nach dem Einzug.

Was passiert, wenn die Wohnung unbewohnbar ist?

Wenn die Wohnung für einen längeren Zeitraum unbewohnbar war (z. B. durch Renovierungen oder einen Wasserschaden), können die Nebenkosten anteilig gekürzt werden. Dies muss jedoch nachgewiesen werden.

Kann der Vermieter die Vorauszahlungen während des Mietverhältnisses erhöhen?

Ja, der Vermieter kann die Vorauszahlungen anpassen, wenn sich die Betriebskosten erhöhen (z. B. durch steigende Energiepreise). Er muss den Mieter jedoch schriftlich darüber informieren und eine nachvollziehbare Begründung liefern.

Muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung detailliert aufschlüsseln?

Ja, die Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar und transparent sein. Der Vermieter muss die einzelnen Kostenpositionen detailliert angeben und den angewendeten Verteilerschlüssel klar darstellen.

Was kann der Mieter machen, wenn die Nebenkostenabrechnung Fehler enthält?

Wenn der Mieter Fehler feststellt (z. B. doppelte Posten oder falsche Verteilerschlüssel), sollte er den Vermieter schriftlich darüber informieren und eine Korrektur verlangen.

Wann erhält der Mieter die Nebenkostenabrechnung, wenn der Vertrag während des Abrechnungszeitraums endet?

Wenn der Mietvertrag während des Abrechnungszeitraums endet, muss der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung dennoch innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zuschicken, auch wenn dieser zu diesem Zeitpunkt bereits ausgezogen sind.